Uno de nuestros principales clientes tenía detectado que sus procedimientos de trabajo no estaban funcionando correctamente. Veía que los proyectos internos que desarrollaban se eternizaban en idas y vueltas entre departamentos, que las ideas innovadoras que tenían terminaban quedando caducas cuando conseguían llevarlas a cabo, y que las horas invertidas en tareas aparentemente superfluas convertían en deficitarios los proyectos.
Contaron con nosotros para realizar un análisis de los procedimientos y encontrar los puntos que tenían que corregir para mejorar los resultados de sus desarrollos. Para ello planteamos tres grandes bloques de trabajo en los que queríamos incidir: Procedimientos de trabajo, Calidad en procesos UX/UI y Definición de nuevos proyectos. Éstas son las propuestas que trabajamos con ellos:
Procedimientos de trabajo
Análisis de los procedimientos
Antes de proponer mejoras tenemos que conocer cómo funcionan los procedimientos.
Preguntarnos: ¿qué procesos queremos mejorar?
Entrevistas: Entrevistarnos con responsables o expertos de los departamentos que intervienen en esos procedimientos.
Definición del proceso: Sobre un Service Blue Print definiremos visualmente el o los procedimientos como se desarrollan ahora para poder analizarlos en grupo.
Workshop: Realizar un grupo de trabajo para analizar los procedimientos con la meta de obtener esta información: Fallos en los procesos, dependencias y responsabilidades de cada proceso, propuestas de mejora.
Propuestas de mejora
Las propuestas tienen que ser estudiadas y valoradas para conocer cuales son las que se pueden y las que se deben abordar, así como cuándo es el momento de abordarlas.
Resumen del workshop: El workshop debe servirnos para conocer los procesos y tener claros qué cambios hay que abordar.
Analizar dependendencias: Se estudia para cada cambio a qué departamentos afecta, y la cuantía de esfuerzo que implica ese cambio en cada departamento.
Capacidades de implementación: Analizamos la dificultad para adoptar cada cambio, la velocidad de implementación requerida, y el coste que pueda tener.
Satisfacción y calidad: También hay que valorar la calidad en el producto que aporte la mejora, y el grado de satisfacción que aporta a los trabajadores.
Priorización de mejoras: Cada mejora tendrá una puntuación obtenida en los análisis anteriores, lo que nos permitirá saber en qué orden debemos ejecutarlas.
Implementar mejoras
Cada mejora tiene que ser preparada, y se necesita estudiar cuál es la mejor manera de implementarla para que sea efectiva.
Roadmap: Se define el tiempo que se tarda en implementar el cambio, y se fija un calendario con los hitos necesarios para implementarlo y con los puntos de recogida de información sobre cómo está funcionando.
Reuniones explicativas: Se fijan reuniones explicativas para que los equipos comprendan qué cambios tienen que realizar y cómo los tienen que realizar.
Seguimiento de los cambios: Cada cierto tiempo (marcado en el roadmap) se pedirá feedback sobre cómo está funcionando el cambio para saber si hay que modificar algo en el nuevo procedimiento.
Calidad en procesos de UX-UI
Análisis y propuestas de procesos
La mejora en la calidad de los procesos de diseño se sustenta en dos pilares: la mejora de procesos establecidos y la implantación de nuevos.
Definir estructura de trabajo: Hacemos un árbol con todas las personas del equipo, con sus responsabilidades y dependencias; tanto del departamento de UX-UI como de aquellos con los que interactúe.
Detectar fallos: Sobre un Service Blue Print definiremos visualmente los procedimientos para detectar fallos y puntos de mejora.
Nuevos procesos a integrar: Se comparan los procesos que se siguen actualmente y se analiza dónde y cuáles procesos nuevos se pueden incorporar (ideación, bocetado, flujos de usuario, tests, etc).
Relevancia del nuevo proceso: Se estudia el impacto, el tiempo de implementación, la dificultad, y las mejoras que el nuevo proceso implica.
Procesos y metodologías recomendadas
Desde O2O les recomendamos la incorporación de técnicas y metodologías que agilicen y mejoren la calidad de los procedimientos y del producto.
Ideación: una fase de conceptualización antes de abordar nuevas tareas, incorporando brainstormings, benchmarks, diseños de escenarios o mapas de empatía.
Boceto: Bocetar la idea para validarla previo al trabajo de diseño de interfaces, permitiendo ahorrar tiempos en los cambios que se necesiten.
Tests continuos: Testear de forma continua las ideas que se están desarrollando. En fases de bocetaje o de diseño de interfaces se pueden realizar tests rápidos para asegurarnos que la solución es entendida por los usuarios.
Design sprints: Se estudia el impacto, el tiempo de implementación, la dificultad, y las mejoras que el nuevo proceso implica.
Design Sprints
La consecución de productos de calidad implica la iteración constante, pero esa iteración necesita un orden para que sea efectiva: Un “sprint”.
Definición de nuevos proyectos
Definir correctamente una idea o proyecto determina en gran medida el éxito o fracaso del mismo.
Workshops: Realizar grupos de trabajo para sugerir ideas o para aterrizar y definirlas mejor. Es importante el trabajo en conjunto de varias áreas para que los nuevos proyectos no nazcan “muertos”.
Herramientas para la definición: Previo al workshop, durante el mismo, y después; nos apoyaremos en distintas técnicas para realizar el trabajo. Como el brainstorming, los mapas activos de experiencias, los mapas de empatía, el IN-OUT, el DAFO, la matriz de tendencias, etc.
¿Quieres saber más?
Las propuestas de trabajo las desarrollamos adhoc para nuestros clientes, siguiendo una pauta de desarrollo basada en metodología Design Thinking. Si quieres conocer más sobre cómo planteamos nuestros trabajos puedes leer éste artículo: Mejorar los procesos de trabajo con Design Thinking
