¿Cómo lo hacemos?
Paso 1. Reservar un hueco en nuestra agenda semanal
Paso 2. Temas para tratar
Paso 3. Estamos listos, que arranque la sesión…
Paso 4. ¡Vamos, nos quedan 30 minutos!
¿Cómo lo hacemos?
Hace ya casi dos años que en O2O pusimos en práctica los Lean Coffee semanales para facilitar la innovación y la mejora continua en la PMO, la Oficina de Producto y Proyectos.
«Los cafés, tés, infusiones o refrescos son opcionales, pero la participación, indispensable».
Nos parece una técnica sencilla para la conversación e intercambio de opiniones, por lo que la experiencia está siendo muy efectiva y recomendable. La ponemos en práctica con reuniones informales, que no requieren apenas esfuerzo de preparación, y con las que se facilita el debate. A veces tenemos diferentes opiniones pero hay algo en lo que siempre estamos todos de acuerdo: escuchar antes de actuar, nos ayuda a tomar mejores decisiones y consensuar acciones de mejora.
Paso 1. Reservar un hueco en nuestra agenda semanal
Podría ser el paso más sencillo, aunque a veces resulta el mas complicado. Para facilitar este punto fijamos un mismo día y hora a la semana y limitamos la sesión a 45 minutos de nuestro tiempo. Como gran parte del equipo trabaja en remoto, el espacio de trabajo es una sala virtual. Tomamos como herramienta de apoyo una pizarra Kanban en la herramienta online Metro Retro.
Paso 2. Temas a tratar
En días previos a la sesión se proponen los temas a tratar. Para ello cada participante puede escribir sus ideas en tarjetas del tablero Kanban (una idea por post-it del tablero).
Los temas son libres y muy variados, suelen ser problemas, preocupaciones, experiencias que nos apetece compartir pero también dudas o ideas de mejora que necesitan ser revisadas.
Paso 3. Estamos listos, que arranque la sesión…
Empezamos la sesión con un breve repaso de los temas tratados en la sesión anterior, así como el estado de las acciones acordadas.
A continuación, pasamos a votar la agenda del día. Para ello se repasan los temas propuestos por cada asistente, agrupando en la pizarra los temas similares o descartando los que no generen interés. Cada participante puede explicar brevemente su tema propuesto (unos minutos).
Se decide el tema o temas de discusión para el día y empezamos por el más popular (más votado).
Paso 4. ¡Vamos, nos quedan 30 minutos!
Se expone cada tema, se intercambian ideas, se comparten experiencias, se discuten opciones…
Al final de la sesión, si se han obtenido acciones a llevar a cabo o iniciativas para algún tema en concreto, se consensuan y registran en nuestro backlog de ideas de mejora continua.
Evaluando resultados… ¿Seguimos?
No tenemos dudas, definitivamente sí.
Porque compartir de forma amena temas de interés para todos nos ayuda en la puesta en marcha de iniciativas de cambio para los problemas del día a día.
Y porque estas sesiones son muy participativas, y nos sirven de «PM-Terapia», para liberar tensiones sobre los temas que nos preocupan, para fomentar el sentimiento de equipo y para recordar que no estamos solos, siempre se puede contar con el apoyo de los compañeros.
¿Te apetece un coffee?
pues… nos vemos el miércoles ?